Wyzwania Project Managera, Czyli z Czym Wiążą się Zmiany w Organizacji?

Wyzwania Project Managera, Czyli z Czym Wiążą się Zmiany w Organizacji?

Nikogo nie dziwi, że co jakiś czas należy wprowadzić zmiany w organizacji. Jest to coś oczywistego i nie podlega większej dyskusji.  Obserwując natomiast jak funkcjonuje pewna organizacja doszedłem do wniosku, że gdyby ktoś z zewnątrz chciał wprowadzić tutaj zmiany, zastałby dość nietypową przeszkodę, mianowicie kulturę organizacyjną. Pokuszę się o stwierdzenie, że jest to element modelu biznesowego i przewagi konkurencyjnej, którą wyjątkowo trudno skopiować. Poniższy tekst, zawierający pewne problemy i wyzwania, powstał na podstawię obserwacji i rozmów wewnątrz tej organizacji.

Wprowadzenie procedur przyjęcia nowej osoby

Odbyłem rozmowę z jednym z konsultantów na ten temat. Zwrócił on uwagę, że gdyby wprowadzono wewnętrzną procedurę jak wprowadzać osobę do organizacji, zabiłoby to pierwiastek indywidualnego podejścia każdej z nowo przychodzących osób. “Jestem za, a nawet przeciw” z jego spostrzeżeniami. To samo spostrzeżenie przyszło mi niemal natychmiast, gdy rozmawialiśmy o tym.

Rzeczywiście powinniśmy dążyć do tego, by zachować indywidualne podejście. Jednak wciąż można zorganizować prosty “must have”, który dana osoba musi odbyć, by być wdrożona do organizacji i poznać osoby, z którymi będzie współpracować. Skoro wiemy, że w organizacji liczą się relacje, doprowadźmy do tego, by ją poznała w momencie przyjęcia do pracy. Reszta byłaby już kwestią indywidualną osoby, która jest jego opiekunem.

Wprowadzenie standardów obsługi klienta

To jest już temat znacznie trudniejszy. Przede wszystkim musimy wziąć pod uwagę, że każdy konsultant ma swój styl zarządzania procesem obsługi. Próba jego ujednolicenia na chwilę obecną wydaje mi się  zbędna z kilku powodów. Bez wcześniejszych ustaleń każdy wiedział, co ma robić w tej kwestii.  Co więcej, na pewnym etapie proces działa dobrze (poświęcony czas na dobór dobrych konsultantów). Należy spojrzeć i wziąć pod rozwagę, czy wprowadzenie procedury nie zmieniłby modelu, który działa. Inną kwestią, o której należy w tym przypadku pomyśleć jest to, czy wprowadzone efekty przyniosą więcej korzyści niż strat.. Znów tutaj musimy wartościować co jest dla nas ważniejsze. Człowiek i jego przyzwyczajenie, czy niepewna jeszcze próba ujednolicenia.

Jedyną rzeczą, której bym się podjął wprowadzić, to zdefiniowanie obsługi klienta i rozpisanie w punktach etapów wewnątrz organizacji. Pozostawiając już do interpretacji własnej każdego z konsultantów, w jakiej formie  chce to zrealizować. Czy chce się kontaktować mailowo, czy rozmawiać twarzą w twarz z klientem jak i osobami, które dalej klienta obsługują.

Sprawdźcie też, jak wygląda kultura organizacji u nas – w BreakBox Lab.

Podsumowanie

Te dwa problemy mają wspólny mianownik – chęć do przyjęcia i zaadaptowania się do zmian w organizacji. Oczywiście zmiany kosmetyczne nie dotyczące bezpośrednio czyjejś pracy zostałyby pewnie bez problemu zaakceptowane. Zupełnie inaczej prezentuję się zmiana czyjegoś zachowania lub  sposobu pracy. W organizacji tego typu nie przeszłoby nic bez konsultacji z osobami, których te kwestie dotyczą, co w naturalny sposób wydłuża sam proces, ale zapewnia jednocześnie, że wszystkie wprowadzone zmiany zostaną dostosowane do potrzeb i wymagań kultury organizacyjnej i osób pracujących w firmie. To wydaje się czymś naturalnym, ale każdy z nas słyszał o przypadku, w którym zostało coś narzucone z góry bez konsultacji.

Jak wiadomo każda organizacja rządzi się swoimi prawami i nie chce tu wartościować, czy ten model jest lepszy, natomiast według mnie zawsze warto zastanowić się, gdy chcemy wprowadzić zmiany do organizacji i zadać sobie następujące pytania:

Jaki efekt chcemy osiągnąć wprowadzając to rozwiązanie?
Jakie będą konsekwencję wprowadzenia tego rozwiązania?
Jak wpłynie to na osoby w organizacji?
Jakie są koszty wprowadzenia tych rozwiązań?

Wojtek Giżowski

Współzałożyciel i Dyrektor Zarządzający BreakBox Lab. Specjalista od networkingu, budowania relacji oraz analizy procesów biznesowych.

Dodaj komentarz

Close Menu