Trello: Najlepsze Narzędzie do Zarządzania Projektem

Trello: Najlepsze Narzędzie do Zarządzania Projektem

Prowadząc szereg projektów prędzej czy później (choć zapewne prędzej) zadasz sobie pytanie: czy można zrobić to prościej? Oczywiście, że można! Zarządzanie projektami wspiera szereg narzędzi, które pomagają nadzorować budżet, pilnować harmonogramu czy nawet motywować zespół. Dzięki nim chaos, jakim często jest zarządzanie projektem, staje się dużo prostszy do ogarnięcia.

Spośród szeregu przetestowanych przez mnie narzędzi dla project managera jedna niezmiennie wysuwa się na prowadzenie: Trello. Powód jest jeden: może nie ma tylu funkcji i czasami mu czegoś brakuje, ALE jest to narzędzie proste. Jego prostota sprawia, że nawet osoba preferująca tablice i post-ity ponad aplikacjami da radę je opanować.

WAŻNE: wszystkie dodatki oraz samo Trello jest w 100% darmowe – są w narzędziu elementy płatne, ale stosując poniższe wskazówki nie będziesz musiał płacić ani grosza.

Ukryta moc Trello

Poza prostotą w Trello drzemie ukryta moc, którą pomogę Wam dzisiaj odkryć. Moc ta bierze się z licznych wtyczek i integracji, dzięki którym możemy nagiąć narzędzie do naszych potrzeb.

A żeby w sposób właściwy zaprezentować pełne możliwości Trello, zaczniemy właśnie od wtyczek, które warto doinstalować… i oczywiście czemu warto to zrobić. W późniejszej części artykułu opisywał będę, jak narzędzie działa z już zainstalowanymi wtyczkami.

Pierwsza uwaga: Trello i wszystkie dodatki najlepiej działają z przeglądarką Chrome. Wszyscy w naszych zespołach projektowych działają właśnie na Chromie, dlatego z góry uprzedzam, że na pozostałych przeglądarkach część z wtyczek może nie działać.

Wszystkie instalujemy z poziomu instalatora wtyczek do Chrome. Wystarczy kliknąć w karcie konkretnej wtyczki „dodaj do chrome” … i gotowe. Niestety, trzeba je instalować na każdym komputerze osobno.

Lista najlepszych wtyczek

  • Boards for Trello – prosta wtyczka, która dodaje nam na prawo od paska adresu przeglądarki szybki dostęp do wszystkich naszych Trellowych tablic;
  • Agiler SCRUM for Trello boards – dodaje do Trello typowe dla metodologii SCRUM funkcje, takie jak punktacje zadań, rejestrację czasu pracy, tagi, pasek postępu zadania czy nagłówki kart w ramach jednej listy;
  • Add to Trello – kolejny skrót na prawo od paska adresu, którym możemy dodać szybko kartę do dowolnej tablicy Trello;
  • Trello Re-list By Team Members – jeden z najprzydatniejszych dodatków. Często projektując tablice Trello dla nowego zespołu staję przed decyzję: modelować ja ze względu na typ zadań / działy / funkcje, czy też po prostu na ludzi. Ta wtyczka pozwala jednym kliknięciem automatycznie zmienić standardowe listy na tablicy na szereg list osobowych, gdzie każda osoba będzie miała wszystkie przypisane sobie zadania;
  • Pro for Trello – szereg zmian w wyświetlaniu list oraz kart, które pomogą ustrukturyzować pracę. Wchodzą w to: podział na grupy, własne tagi, tagi czasowe, 3 stopnie priorytetu, punkty, numery kart, personalizowane zakładki (labels), opisy do kart, możliwość wgrania własnego tła tablicy czy też statystyk list;
  • FlexyTrello – pozwala dopasowywać wielkość list na tablicy (przydatne dla np. użytkowników laptopów z mniejszą rozdzielczością, bądź ekranów z bardzo wysoką rozdzielczością);
  • Elegantt for Trello – automatyczne wykresy Gantta na podstawie deadlinów (również dodaje opcje wyznaczania dokładniejszych deadlinów oraz przedziałów czasowych zadań), bardzo przydatna wtyczka do śledzenia postępów w projekcie. Część opcji (np. zależności albo osoba odpowiedzialna za kartę) dostępna jest tylko w płatnej wersji, ale te w darmowej zupełnie powinny wystarczyć.

Lista wtyczek, które warto śledzić, ponieważ mają potencjał, ale na razie również sporo bugów:

  • Trello Card Dependencies – pozwala wyznaczać zależności kart (również metodą drag-and-drop) a także jednym przyciskiem wyświetlić mapę tych zależności. W praktyce dzięki tej wtyczce będzie można momentalnie zmienić tablicę Trello w mapę myśli;
  • Board Printer for Trello – dla tych, którzy w zespole mają zatwardziałych konserwatystów, wtyczka umożliwi wydrukowanie całej tablicy w bardzo przejrzystej i atrakcyjnej formie.

Trello 101: nawigacja po tablicy

trello_board

Powyższy widok to podstawa pracy w Trello. Oto tablica, dla przykładu rozpisana na pracę nad tym artykułem. Omówimy sobie wszystkie jej możliwości po kolei.

Na samej górze mamy pasek nawigacji po Trello. Możemy z jego poziomu przejrzeć wszystkie nasze tablice wyszukać element (np. frazę, zadanie bądź osobę) w każdej z nich.

Po prawej stronie możemy plusikiem stworzyć nową tablicę bądź zespół (grupę osób pracujących wspólnie na kilku tablicach), wyświetlić i uzupełnić swój profil, sprawdzić tutorial od twórców Trello oraz powiadomienia.

Ten ostatni element, charakterystyczny dla mediów społecznościowych, pozwoli nam szybko sprawdzić wszystkie zmiany, jakie zaszły na naszych tablicach (i nas dotyczą) od ostatniej wizyty. Warto zaznaczyć, że śledzone są tematy, w których zostaliśmy oznaczeni bądź które subskrybujemy.

Kolejna belka od góry to nazwa tablicy, na której się znajdujemy oraz ustawienia wtyczek. Tutaj możemy filtrować tablicę po osobach bądź listach, uruchomić i skonfigurować wykres Gantta dla naszej tablicy oraz ustawić opcje Pro for Trello.

Po prawej stronie dostępne mamy główne menu (które możemy w każdej chwili schować dla większej wygody przeglądania tablicy). Wyświetla ono członków zespołu, ustawienia tablicy, a także aktywności (tutaj nie tylko dotyczące nas, ale wszystkie zdarzenia na tablicy).

Na koniec główny obszar roboczy, czyli sama tablica. To, co może Wam się rzucić w oczy, do zajmując pół obszaru wykres Gantta. Możemy go w każdej chwili schować, co pomoże w pracy na samych listach i kartach.

Trello 102: główny obszar roboczy

Sam wykres jest w większości poglądowy. Możemy na nim metodą drag-and-drop przestawiać deadliny oraz wchodzić bezpośrednio w karty zadań.

Dolną krawędzią wykresu możemy również swobodnie regulować wielkość obszaru roboczego poświęconego na Gantta.

Ostatni element to właściwy obszar roboczy tablicy. Tutaj znajdują się listy, a w nich karty z zadaniami. Na tych elementach będzie głównie pracował zespół projektowy oraz sam project manager.

Każdy wyświetlany tu element jest konfigurowalny i personalizowany. To, w jaki sposób pracujecie w Trello, zależy tylko od inwencji i potrzeb managera oraz zespołu. W powyższym przykładzie bardzo uproszczona tablica kanban.

Elementy, które pomogą Wam w pracy, to symbol oczka wyświetlany na szczycie listy – nim możecie szybką włączyć bądź wyłączyć wyświetlanie wszystkich kart z danej listy na wykresie Gantta. Mały minusik na lewo od oczka pozwoli zminimalizować listę. Trzy kropki to menu listy, które umożliwi dodać kartę, zarządzać listą, subskrybować ją a także zarchiwizować. Na samym dole listy mamy strzałeczki – nimi możemy poszerzyć bądź zwężać listy.

Najeżdżając kursorem na kartę wyświetli się w jej prawym górnym symbol ołówka – klikając w niego dostajemy dostęp do szybkiego menu karty. Z tego poziomu możemy edytować nazwę, dodać etykietę, przypisać osoby do karty, a także skopiować, przenieść bądź zarchiwizować kartę.

Trello 103: Triki dla tablicy

Dzięki wtyczkom mamy również dostęp do szeregu usprawnień czytelności i wyświetlania ilości danych na tablicy.

Możemy je skonfigurować, wyłączając niepotrzebne elementy, do czego gorąco zachęcam. Siła Trello leży w jego prostocie, nie warto więc na siłę dopychać funkcjonalności, z których nie będziemy korzystać.

Większość z trików, które przedstawię, wiąże się z modyfikacjami nagłówków kart. I tak na przykład:

  • stosując następujący format: *** nagłówek karty *** otrzymujemy duży nagłówek, którym możemy stworzyć osobne segmenty na jednej liście;
  • dodając wykrzykniki do nagłówków dodajemy priorytety. ! – priorytet żółty; !! – priorytet pomarańczowy; !!! – priorytet czerwony;
  • umieszczając tekst w [ ] dodajemy do karty własnego taga.

Reszta możliwości opisana jest w ustawieniach Pro4Trello (tam również je aktywujemy). Pamiętać należy, że dopóki na każdym komputerze nie będą aktywowane te same opcje, członkowie zespołu mogą inaczej widzieć tablicę. Po każdej zmianie warto też odświeżyć stronę.

Trello 104: karty

trello_card

Karty to elementy Trello, w których dzieje się cała praca w projekcie. To na nich zespół będzie sprawdzał swoje zadania, notował postęp prac oraz prowadził dyskusje.

Pod nazwą karty mamy termin planowanego rozpoczęcia oraz zakończenia zadania. I o ile standardowe deadliny Trello z Ganttem działają, o tyle wpisując je tutaj, mamy pewność, że wszystko będzie się prawidłowo wyświetlało.

Po prawej stronie karty mamy jej menu, której funkcje omówiliśmy wcześniej. Z tego poziomu dodatkowo dochodzi dodawanie załączników (również z chmur wszelakich), list zadań (jedno z najprzydatniejszych elementów do wyznaczania pracy oraz śledzenia jej realizacji) oraz udostępnić tablicę (mailowo bądź w formie linka).

Opis karty możemy traktować dwojako: jako wytyczne do zadania dla zespołu albo jako obszar, gdzie umieszczamy opisowo wyniki pracy.

Pod opisem znajdować się będą wszystkie załączniki umieszczone do zadania. Najprościej dodać je przeciągając na obszar karty, skorzystać również można z menu po prawej stronie.

Poniżej załączników wyświetlają się listy zadań. Może ich być wiele, każda z nich może mieć również dowolną ilość elementów. Warto również w zadaniach trwających ukrywać wykonane punkty – zwiększy to ich przejrzystość.

Na samym dole karty możemy śledzić aktywności oraz komentować prace. Tutaj bardzo ważny trik, dotyczący również list zadań i opisów: możemy oznaczać osoby oraz inne karty tablicy, stosując odpowiednio ciąg @imięnazwisko oraz #nazwakarty.

Otagowana w ten sposób osoba dostanie powiadomienie w swoim Trello, a jeżeli używa wersji mobilnej (tak, Trello dostępne jest dla systemów mobilnych!) również powiadomienie na telefon.

Jeżeli zależy Wam na przejrzystości, możecie ograniczyć wyświetlane aktywności w kartach do samych komentarzy klikając „Ukryj szczegóły”.

Potężne możliwości w sprytnej formie

Trello pozwala na wiele. Nie na wszystko, choć dla najwybredniejszych są dostępne liczne integracje i dodatki płatne, o których może napiszę osobny artykuł (jeżeli będziecie chcieli).

Natomiast jeżeli chodzi o bilans pomiędzy funkcjonalnością a prostotą i intuicyjnością, nie znalazłem od Trello nic lepszego. Jest to narzędzie do zarządzania projektami na tyle elastyczne, że każdy project manager jest w stanie je nagiąć do swojej woli.

Jeżeli znacie inne przydatne wtyczki i dodatki, koniecznie podzielcie się nimi w komentarzu – będę uzupełniał artykuł na bieżąco. A podanie dalej również nie zaszkodzi a może tylko pomóc Waszym znajomym, którzy sami walczą z zarządzaniem projektami ?

 

Jakub Wysocki

Współzałożyciel i Dyrektor Marketingu w BreakBox Lab. Seryjny przedsiębiorca i specjalista od marketingu i rozwoju biznesowego.

This Post Has One Comment

  1. Bardzo fajnie rozpisane. Z dodatków to przede wszystkim warto wspomnieć o zastosowaniu klawiatury, jest mnóstwo ciekawych zastosowań. Ja już odruchowo korzystam z:
    spacja – dodanie samego siebie do karty
    / – zaczynamy wyszukiwać
    q – pojawiają się tylko te karty, do których jestem przypisany.

Dodaj komentarz

Close Menu